Kommunens retningslinjer og saksgang

Eidskog kommune har en søknadsfrist på spillemiddelsøknader inn til kommunen hvert år 15. oktober.
Dette fordi vi skal ferdigbehandle søknadene, få endelig vedtak i Kommunestyret, før oversendelse til fylkeskommunen innen 15. januar hvert år.

Eidskog kommune informerer om søknadsfrister på kommunens hjemmeside, facebookside, og på høstmøtene med lag og foreninger.

Etter 15. oktober går saksbehandler igjennom mottatte søknader, ofte sammen med saksbehandler spillemidler i fylkeskommunen.
Her går vi igjennom en sjekkliste. Ser på finansiering, vedlegg, dokumentasjon til søknaden.
Alle anlegg skal forhåndsgodkjennes, dette gjøres av teknisk enhet etter søknad fra spillemiddelsøker. Dokumentasjon på dette, samt planer og tegninger må følge søknaden når den oversendes fylkeskommunen 15. januar. Søknader som ikke har dette vedlagt vil ikke få søknaden godkjent.
Andre vedlegg enn forhåndsgodkjenningen kan ettersendes frem til 1. mars.
Saksbehandler i kommunen tar kontakt med søker umiddelbart og gjør oppmerksom på mangler ved søknaden og oppgir frist for ettersendelse.

Saksbehandler behandler søknadene, lager en politisk sak til TMK komite og Kommunestyret. Spillemiddelsøknadene skal sendes Idrettsrådet og Ungdomsrådet for prioritering. Videre går saksbehandler igjennom hver søknad i det elektroniske saksbehandlersystemet fra Kulturdepartementet, her trengs eget brukernavn og passord for å komme inn.
Her får søknadene status i orden eller ikke i orden, med kommentarer til saksbehandler i fylkeskommunen om hva som mangler. Saksbehandler legger også inn hvilken prioritet hver enkelt søknad har hos kommunen, basert på vedtaket fra Kommunestyret.

Saksbehandler er behjelpelig med veiledning og råd underveis i søknadsprosessen. Det er også mulig å få hjelp hos fylkeskommunen.
De som søker nye anlegg må kontakte kommunen i god til før søknadsfrist for å få et anleggsnummer. Saksbehandler må registrere anlegget i databasen.

Søker må også være i dialog med teknisk enhet for idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning, og event byggesøknad.
Idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning skal gjennomføres for å sikre at de estetiske og miljøtekniske forhold ivaretas på en god måte, det må ikke forveksles med byggesøknad.
Idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning må foreligge før byggearbeidene igangsettes. Dersom arbeidene er igangsatt, eller fullført før idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning foreligger, er det avslagsgrunn. Dette er søkers ansvar. Derfor er det viktig for søker å lese hva som må følge søknaden tidlig.