Matrikkelen

Det har ifm behandling av klagesaker i tidligere Klagenemnd for eiendomsskatt, blitt rettet fokus på eiendomsmatrikkelens standard i Eidskog kommune.

Det har også vært rettet påstander i media om at «matrikkelen er full av feil». Dette er dessverre løse påstander som ikke er i samsvar med virkeligheten. 

Med bakgrunn i dette, finner vi det riktig å redegjøre nærmere for de faktiske forhold.

Det er også viktig å presisere at matrikkelen er et dynamisk eiendomsregister. Med bakgrunn i alle de endringer som i løpet av et år kan – og faktisk skjer – på enkelte eiendommer, vil en matrikkel aldri være 100% ajour. Dette er logisk.

Det viktige er imidlertid at kommunen har gode rutiner for hvordan tidligst mulig fange opp endringer som berører eiendommene i kommunen, og til enhver tid sikrer seg en mest mulig oppdatert matrikkel.

I forbindelse med utskriving av eiendomsskatt og eventuelle klagesaker på denne utskrivingen, skal – og må – det være en tett og løpende dialog mellom kommunens matrikkelførere i Teknisk avdeling og Eiendomsskattekontoret.

Oppdages feil i matrikkelen, meldes dette Teknisk avdeling, og matrikkelen ajourføres på grunnlag av dette. Og, er grunnlaget for eiendomsskatt endret fra et år til neste, så korrigeres selvsagt dette ifm neste års utskriving av eiendomsskatt.

Denne rutinen er etablert.

For å unngå enhver tvil om både hva en matrikkel er, og hvorledes standarden på denne er i Eidskog kommune, er det naturlig med en mer konkret gjennomgang av matrikkelen.

Kommunestyret i Eidskog gjorde derfor den 20. mars 2018 – under behandling av sak 020/18 «Omorganisering av Eidskog kommunes klagenemd for eiendomsskatt» - vedtak med de følgende to tilleggspunkter, som gjelder matrikkelen:

· Rådmannen legger fram en sak til politisk behandling innen juni om hvordan Eidskog Kommune kan gjennomføre et matrikkelprosjekt. Prosjektet må ta for seg alle eiendommene i kommunen, og ikke bare de som har sendt inn klage på eiendomsskatten. (Punkt 5.) 

· Rådmannen informerer i neste kommunestyret om rutiner for en løpende oppdatering av matrikkelen på de eiendommene hvor det blir påvist feil i klagebehandlingen for eiendomsskatt. (Punkt 6.) 

Vedtaket fra Kommunestyret er derfor en god anledning til å kunne informere på en bred og fyldestgjørende måte om den faktiske situasjonen om kommunens matrikkel. I tillegg ga vedtaket også muligheten til å fremheve noen viktige sammenhenger i matrikkelarbeidet.

Som svar på Kommunestyrets bestilling, la rådmannen frem sak i Kommunestyrets møte 08. mai i sak 028/18 «Kvalitetsheving av matrikkelen». Saken besvarer alle viktige forhold omkring matrikkel og matrikkelens standard i Eidskog kommune.

Rådmannens innstilling i denne saken var følgende:

1. Det gjennomføres ajourføring og kvalitetsheving av bygnings- og eiendomsinformasjonen i matrikkelen som et prosjekt i tråd med beskrivelsen i denne saken.

2. Matrikkelen er et dynamisk eiendomsregister og vil være under kontinuerlig oppfølging av administrasjonen.

3. Matrikkel prosjekt gjennomføres fortløpende i samarbeid med blant annet Kartverket for å sikre til enhver tid mest mulig oppdatert matrikkel.

4. Rådmannen rapporterer til kommunestyret innen utgangen av året om status.

 

Innstillingen ble enstemmig vedtatt av Kommunestyret, og følges nå opp administrativt.

Saken som var utarbeidet til Kommunestyret er viktig av flere årsaker. En av disse er muligheten det gir for å kunne imøtegå feilaktige påstander og ulogiske sammenhenger som er presentert ift klagebehandling av eiendomsskattesaker. En annen er anledningen det gir for å kunne gi en faktabasert informasjon om hva matrikkelen er, vår kvalitet på den og hvorledes det jobbes kontinuerlig med ajourhold av denne.

I det følgende gir vi derfor en fyldestgjørende informasjon om eiendomsmatrikkelen i Eidskog kommune, basert på saksutredningen som lå til grunn for Kommunestyrets behandling og enstemmige vedtak referert ovenfor.

 

Nærmere om matrikkelen

Det jobbes i Eidskog kommune kontinuerlig med kvalitetsheving av matrikkelen. Dette skjer både gjennom matrikkelforbedringsprosjekter initiert av kartverket og som en del av den daglige saksbehandlingen i kommunen. 

For å gi en riktigere og mer nyansert framstilling av situasjonen, er det hentet inn tall fra Statens Kartverk for både bygningsdelen og eiendomsdelen i matrikkelen for samtlige kommuner i Hedmark pr 17.4.2018. Disse tallene gir et bilde både av antall grunneiendommer og bygninger og fullstendigheten i matrikkelen. 

Tabellene viser at Eidskog kommune plasserer seg midt på treet når det gjelder fullstendighet i matrikkel for bygg og helt i toppsjiktet når det gjelder eiendom. Eidskog blir også framhevet når det gjelder fullstendighet i adressering (100% i 2013), og evnen til overholde 5-dagers fristen for matrikkelføring av byggesaker. Kommuner som ikke overholder denne fristen blir økonomisk straffet, samtidig som dette bidrar til en ufullstendig matrikkel.

Matrikkelen er ett av tre basisregistre i Norge, og er landets offisielle register over fast eiendom, bygninger og adresser. De to andre basisregistrene er Folkeregisteret og Enhetsregistret. 

Matrikkelen inneholder på landsbasis informasjon om ca. 4 millioner bygninger, ca. 3 millioner matrikkelenheter (grunneiendommer, festegrunner, eierseksjoner, jordsameier og anleggseiendommer) og ca. 2,2 millioner adresser. 

Kommunen er lokal matrikkelmyndighet og fører matrikkelen. Kartverket er sentral matrikkelmyndighet og er blant annet ansvarlig for utvikling, drift og forvaltning av matrikkelen, og for veiledning knyttet til matrikkellova med tilhørende regelverk. Kartverket godkjenner de som skal føre informasjon i matrikkelen, og fører tilsyn med kommunen som matrikkelfører. 

Eidskog kommune har siden matrikkelloven trådte i kraft til enhver tid hatt 3-4 godkjente matrikkelførere. Det er saksbehandlere med ansvar for byggesak, kart og oppmåling som fører hhv bygningsdelen, adressedelen og eiendomsdelen i matrikkelen.

Matrikkelloven og matrikkelforskriften

Matrikkelen er regulert av matrikkelloven som trådte i kraft 1.1.2010 og erstattet den tidligere delingsloven. Matrikkelen samlet det tidligere registeret for Grunneiendom, Bygning og Adresse (GAB-registeret) og kommunenes Digitale EiendomsKart (DEK) i ett og samme register.

Matrikkelloven og matrikkelforskriften har detaljerte regler for matrikulering av ny matrikkelenhet, for endring av eksisterende matrikkelenhet og for retting av informasjon i matrikkelen, og tidsfrister for arbeidet. 

Overgangen fra DEK og GAB til matrikkelen

Med delingsloven fikk vi i 1980 en felles lov for etablering, endring og registrering av fast eiendom, bygning og adresser i Norge. Med hjemmel i delingsloven ble det etablert et nasjonalt register for fast eiendom som het GAB. Her skulle kommunene føre informasjon forløpende i forbindelse med saksbehandling. Det ble også ført et eiendomskart (DEK). Informasjonen fra GAB og DEK ble konvertert over til matrikkelen. 

Informasjon om fast eiendom, adresse og bygning etablert etter 1980 skal være ført inn i eiendomsregisteret fortløpende i forbindelse med saksbehandling. Mens informasjon eldre enn 1980 er blitt til gjennom diverse ”massiv-prosjekter”. F.eks. er informasjonen om eiendomsgrenser eldre enn 1980 i stor grad samlet inn i forbindelse med etableringen av Økonomisk kartverk fra 1960-tallet og fremover. Det er derfor forskjell på kvaliteten på informasjonen som finnes i matrikkelen, både innad i samme kommune og kommuner i mellom. 

 

Bygningsinformasjon i matrikkelen 

Med innføring av eiendomsskatten i Norge ble det et økt fokus på føring av opplysninger om boligers bruksareal i matrikkelen. Denne informasjonen kan hentes fra matrikkelen og inn i forvaltningsløsningene for kommunale avgifter, og kan legges til grunn for beregning av eiendomsskatten ut fra en vedtatt kvadratmeterpris. Det finnes også alternative metoder for å beregne eiendomsskatt som ikke tar utgangspunkt i areal, og som blant annet brukes når disse opplysningene mangler.

Informasjon om areal hentes ut fra gjeldende vedtak og byggetegninger i kommunens byggesaksarkiv og føres inn i matrikkelen. Opplysningene om areal ajourføres ved godkjenning av tilbygg og ombygging.

Denne jobben gjøres av kommunens matrikkelførere som har tilgang til både fysisk og elektronisk byggesaksarkiv, og som kjenner byggesaksprosessen i kommunen.

 

Matrikkelprosjekter og kvalitetsheving av matrikkelen

Det jobbes kontinuerlig med kvalitetsheving av matrikkelen. En rekke ulike større og mindre matrikkelprosjekt er initiert av Kartverket de siste årene.  Det er bestemte føringsinstrukser og rutiner til alt arbeid med kvalitetsheving.

Et eksempel på matrikkelprosjekt er adresseprosjektet der målsetningen er at det skal være enklere å finne frem til adresser i Norge ved at kommunene benytter et ensartet offentlig adressesystem; vegadresser, ved registrering av eiendom og bygg i matrikkelen. Eidskog startet adresseprosjektet i 2010, og var ferdig adressert i 2013. 

For kommunene i Hedmark og Oppland er det for tiden to pågående prosjekter for kvalitetsheving av bygningsdelen av matrikkelen. Det ene gjelder oppfølging av utgåtte igangsettingstillatelser der ferdigattest mangler, og det andre gjelder korrigering av bygningspunkter som ligger utenfor bygning i kartet. Det er i tillegg et nylig startet omfattende prosjekt for kvalitetsheving av eiendomsdelen i forbindelse med forestående fylkessammenslåing.

Parallelt med pågående matrikkelprosjekter foretas det løpende kvalitetsheving av både eiendomsdelen og bygningsdelen i matrikkelen. 

Kartsamarbeidet og KomTek-samarbeidet i Sør-Hedmark Kartsamarbeidet i Sør-Hedmark består pr i dag av kommunene Kongsvinger, Sør-Odal, Nord-Odal, Eidskog og Grue. Samarbeidet mellom Kongsvinger, Odalskommunene og Eidskog kom i gang i 2004 i forbindelse med anskaffelse av nytt GIS-verktøy, og var initiert av kommunene med bustad fra fylkeskartkontoret etter modell fra tilsvarende samarbeid i Hedmark og Oppland. GIS-verktøyet omfatter både digitalt kartsystem og verktøy for forvaltning av kartdata. Kongsvinger er vertskommune for samarbeidet, og løsningen driftes pr i dag av Hedmark IKT (HIKT). Grue kom med i samarbeidet fra 2015. Eidskog er nå den eneste kommunen i samarbeidet som ikke driftes av HIKT på IT-siden.

I 2015 gikk de fem kommunene i Sør-Hedmark og de tre IKS ’ene GIVAS, GIR og GIB ut på anbud for felles anskaffelse av nytt forvaltningsverktøy for kommunale avgifter. Bakgrunnen for dette var både ønsket om å få til en helhetlig løsning for de organisatoriske, økonomiske og tekniske områdene samt å oppnå stordriftsfordeler i forbindelse med anskaffelse, drift og vedlikehold.

Denne anbudsrunden resulterte i innkjøp av systemet KomTek og samtidig et KomTek-samarbeid for de åtte involverte partene. Samarbeidet omfatter tjenesteområdene vann/avløp, renovasjon, brann/feiing, kontroll av spredt avløp og eiendomsskatt. KomTek-samarbeidet sikrer at alle parter har oppdaterte versjoner forvaltningsverktøyet, tilgang til feltløsninger, felles opplæring, større og mer robuste fagmiljøer.

Et eksempel på det siste er bruk av feltverktøyet KomTek Besiktiger i forbindelse med eiendomsskattetaksering, der bilder som blir tatt lagres direkte i  KomTek og dermed er tilgjengelig for de andre fagmiljøene. Dette gir store synergieffekter og økonomiske gevinster, spesielt for fagområdene renovasjon og feiing. Under siste takseringsrunde i Eidskog valgte imidlertid det takstfirmaet som ble engasjert, Verditakst AS, å bruke sine egne verktøy ute i felt.

 

Matrikkelen ift klagebehandling på eiendomsskatt

Det er i dag et etablert samarbeid mellom saksbehandlere på Eiendomsskattekontoret og kommunens matrikkelførere i Teknisk avdeling, og rutiner for rapportering fra Eiendomsskattekontoret av feil og problemstillinger som oppdages i forbindelse med eiendomsskatten.

Innrapporterte saker tas fortløpende tak i og rettes av kommunens matrikkelførere.

Av de klagene på eiendomsskatt som pr 23.4.2018 er behandlet så langt, er det  avdekket ca. 30 feil i matrikkelen som er rapportert til matrikkelfører.

I de fleste tilfellene gjelder dette feil opplysninger om bruksareal på eldre hus. Dersom vedtatte byggetegninger finnes i kommunens byggesaksarkiv, rettes opplysninger om bygningen opp på grunnlag av disse.

I noen få tilfeller gjelder rettingen bygninger som er påført feil bygningskode i forhold til dagens bruk. Dette dreier seg først og fremst om landbrukseiendommer der hus som tidligere ble benyttet som boliger nå benyttes som uthus.

Ut fra erfaringene hittil er det bare en mindre liten andel av klagene på eiendomsskatten som har avdekket feil i matrikkelen.

Dette utgjør heller ingen større saksmengde enn at kommunens matrikkelførere håndterer dette og foreta en løpende retting/kvalitetsheving av matrikkelen.

En helhetlig gjennomgang av bygningsdelen av matrikkelen kan med

fordel skje i forbindelse med neste eiendomsskattetaksering. Det vil her være vesentlig at alle berørte fagområder involveres i prosessen. Det er også rimelig å anta at størst kost-nytte effekt vil oppnås dersom tilgjengelig ressurser og digitale løsninger benyttes.

Når det gjelder punkt 6. i kommunestyrevedtaket fra 20. mars om oppfølging av rutiner for en løpende oppdatering av matrikkelen for de eiendommene der det blir påvist feil i klagebehandlingen for eiendomsskatt, vil dette være oppfølging av både nye rutiner etablert i forbindelse med klagebehandlingen for eiendomsskatt og allerede eksisterende rutiner for retting i matrikkelen. 

Den løpende kvalitetshevingen av matrikkelen skjer daglig som en del av den kommunale saksbehandlingen på en rekke områder:

· behandling av bygge- og delesøknader 

· ulovlighetsoppfølging 

· oppmålingsforretninger

· matrikkelføring av jordskiftesaker og andre saker etter matrikkelloven   (herunder sammenslåing og rettesaker)

· matrikkelprosjekter for bygg og eiendom (se avsnittet «Matrikkelprosjekter og kvalitetsheving av matrikkelen»)  

· taksering og behandling av klager over eiendomsskatt 

 

For Eidskog kommune sin del utgjør bare behandling av bygge- og delesøknader ca. 160 saker pr år, og antall oppmålingsforretninger ca. 40. 

Det er også etablert rutiner for rapportering til Eiendomsskattekontoret av matrikkelendringer som følger av bygge og delesaker.

I prosjektet vil også denne siden av samarbeidet mellom saksbehandlere på Eiendomsskatt og kommunens matrikkelførere bli gjennomgått og kvalitetssikret.

Eidskog kommune deltar, på linje med de andre kommunene i Glåmdalsregionen, i nettverksgruppe for kommunale byggesaksbehandlere. Der har det de siste årene vært økt fokus på ulovlighetsoppfølging, herunder ulovlig oppført bygg og oppføring av ikke omsøkte tiltak.

Som et resultat av dette har kommunen våren 2018 ansatt en ny saksbehandler som vil være tilknyttet fagområdet byggesak og kontroll, og vil med dette styrke fagmiljøet ytterligere.

Lovfortolkning

God kvalitet på informasjonen i matrikkelen er viktig både for rettighetshavere til fast eiendom, for offentlig forvaltning og for privat næringsliv. Blant annet fordi offentlig forvaltning benytter matrikkelinformasjon i sin saksbehandling, jf. matrikkelloven §§ 4 og 31 som omhandler matrikkelens innhold og bruken av dette.

 

Videre oppfølging

Alle større prosjekter som gjennomføres i kommunen krever store menneskelige og økonomiske ressurser. Helhetlig planlegging med bred faglig involvering der det foretas grundige analyser og kost-nytte vurderinger er viktig for å oppnå et best mulig resultat.

Gode rutiner for løpende oppdatering og kvalitetsheving av kommunens registre sikrer kontinuerlig forbedring.

Ved gjennomføring av større, ressurskrevende prosjekter bør det sikres et tverrfaglig samarbeid der alle berørte fagområder involveres. Et godt eksempel på dette er kvalitetsheving av matrikkel i forbindelse med eiendomsskattetaksering. 

Kommunen skal tilstrebe å utnytte sine forvaltningsverktøy på en best mulig måte. Tanken bak felles anskaffelse av felles verktøy for kommunale avgifter var å oppnå stordriftsfordeler og oppnå synergieffekter. Det har vist seg at det siste er en realitet når tilgjengelige løsninger, teknologi og verktøy for forvaltning av kommunale avgifter utnyttes slik det er tenkt. Et godt eksempel på dette er tilgang til bilder tatt under befaringer i forbindelse med eiendomsskattetaksering, som beskrevet under avsnittet «Kartsamarbeidet og KomTek-samarbeidet i Sør-Hedmark».

For å følge opp dette må kommunen sørge for nødvendig opplæring av saksbehandlere og påse at løsningene og verktøyene kommunen har tilgang til benyttes. Dette vil sammen med gode arbeidsrutiner på sikt gi økte gevinster i form av bedre ressursutnyttelse. 

Eidskog kommune vil ha høyt fokus på dette i det videre arbeidet med vedlikeholdet av vår matrikkel.

Har du spørsmål om matrikkelen, så ikke nøl med å ta kontakt med Anne Rørholt eller Sten Hauer i Teknisk avdeling, som vil hjelpe deg med dine spørsmål.